Les 4 étapes pour mettre en place une gestion des achats efficace dans le BTP

Les achats représentent en moyenne 30% des charges des entreprises du BTP. En plus d’une bonne gestion des dépenses, une bonne gestion des achats est un levier de croissance indispensable pour accroître vos marges, sans augmenter vos prix. 💰

Quels sont les facteurs qui complexifient vos démarches, ralentissent l’efficacité de vos collaborateurs et entravent votre croissance ? Des politiques et processus d’achat obsolètes et/ou inadaptés, évidemment !

Pourtant la fonction achats est considérée comme une fonction support et l’acheteur est souvent relégué au second plan. 

Mais les mentalités changent et dorénavant, les achats sont au centre des préoccupations afin de sécuriser les marges. L’objectif n’est pas seulement de mieux négocier les conditions de remise mais de nouer des partenariats stratégiques à long terme avec des fournisseurs bénéficiant d’un niveau de service le plus efficace possible.

Grâce à TAMZAG, vous êtes désormais en mesure de gérer l’ensemble de la chaîne des achats depuis la sélection de vos fournisseurs jusqu’à l’activité opérationnelle de sourcing pour vos chantiers.

D’après les études de ces dernières années, l’amélioration de la performance du processus d’achat est l’une des 3 priorités des dirigeants du BTP. De la stratégie des achats, à la définition des processus jusqu’aux outils de déploiement, tous ses enjeux sont mis à plat pour structurer et améliorer la performance de l’entreprise.

Grâce à cet article, faites décoller votre efficience avec une gestion des achats structurée.

En quoi le service achat est-il un acteur stratégique dans la gestion des achats des entreprises du BTP ?

Concrètement, le service achat permet à l’entreprise de se procurer aux meilleures conditions l’ensemble des biens ou services nécessaires au bon déroulement de ses chantiers.

Du choix des matériaux et matériels, en passant par la commande auprès des fournisseurs, de la vérification des factures au suivi des budgets en temps réel sur les chantiers… 

La fonction achat revêt aujourd’hui une réelle dimension stratégique pour la croissance et la performance économique de votre entreprise.

Elle se doit d’être efficace et parfaitement maîtrisée pour optimiser votre chaîne d’approvisionnement et ainsi accroître les marges, sans augmenter vos prix.

L’ouverture des marchés, l’accroissement de la concurrence et les crises financières ou sanitaires ont conduit les dirigeants à reconsidérer la place de la fonction achats pour améliorer les performances des entreprises.

L’efficacité de cette fonction repose alors sur une politique et des processus achats performants et structurés. Cela permet ainsi aux salariés de limiter le temps attribué aux tâches afférentes au bon fonctionnement du service achat pour permettre à tous les collaborateurs de se concentrer sur des missions principales à plus forte valeur.

Il devient donc prioritaire pour l’entreprise de bien connaître, comprendre et développer le rôle du service achat.

Comment structurer son processus de gestion des achats de manière efficace ?

Afin que le processus de gestion des achats ne devienne pas trop chronophage pour les salariés, il est nécessaire de définir au préalable son fonctionnement opérationnel et d’identifier clairement les besoins. Ceci dans le but de structurer une nouvelle démarche en adéquation avec la politique achats, qui devra être partagée et connue de tous. 

Ainsi, l’utilisation d’un cahier des charges peut grandement faciliter cette tâche. 📖

Ne partez pas d’une feuille blanche ! Utilisez l’existant et les différentes données à votre disposition pour vous permettre d’établir un comparatif complet des fournisseurs et identifier des familles avec plus ou moins de criticité. 

Une fois ces différents fournisseurs identifiés, entrez en contact avec eux pour les confronter aux typologies de matériaux que vous utilisez habituellement et demandez-leur des conditions de remises contractuelles basées sur les familles des fabricants que vous pourrez ainsi comparer.

Les réponses obtenues, vous serez en mesure de choisir celui ou ceux qui vous apporte(nt) à la fois :

• Des produits de qualité avec une origine de fabrication clairement affichée.
• Le meilleur coût total, incluant les prix d’achat mais aussi les prix du transport ou les frais de facturation.
• Des délais de livraison conformes en fonction de la localisation de vos chantiers. 
• La pérennité, la sécurité financière et l’éthique pour votre entreprise.

Grâce à TAMZAG, vous serez en capacité de gérer vos Contrats Cadres avec vos fournisseurs de façon harmonieuse pour l’ensemble de votre entreprise, mais surtout vous pourrez organiser simplement des consultations ad hoc pour maximiser vos conditions d’achats, affaire par affaire.

Comment identifier vos différents types d’achats et définir votre politique d’achat ?

La mise en place d’une politique globale d’achats intervient dans la majorité des cas lorsque les activités de l’entreprise se développent, et lorsque les achats se complexifient.

Pour bien vous y préparer, soyez le plus informé possible sur les réalités du marché et ses mutations technologiques, tout en vous assurant du cadre légal et des normes, de plus en plus présentes dans l’acte de construire.   

Une fois les processus d’achat clairement identifiés, vous serez alors en possession de toutes les informations nécessaires pour établir un plan d’action global, concret et opérationnel. 

Avec des étapes clés : 

1. La définition de votre stratégie achat et un planning d’actions à structurer pour atteindre des objectifs chiffrés et temporalisés.
2. L’identification des responsabilités au sein de votre organisation pour une mise en œuvre optimale.

💡Parmi les questions à se poser : 

• Les achats sont-ils dévolus aux acheteurs ou aux chargés d’affaires ? 
• Faut-ils établir des montants et des seuils de validation des commandes en fonction des différents profils d’utilisateurs ?

Informer vos fournisseurs de votre nouvelle politique de gestion des achats afin de véhiculer une image dynamique et responsable de votre entreprise !

Evaluer régulièrement vos fournisseurs sur des critères objectifs afin de toujours améliorer votre relation et ainsi déployer des moyens d’analyse pour améliorer votre gestion des achats.

Par exemple :

• La fréquence des livraisons partielles liées à une commande. 
• La tenue des délais de livraison.
• La fréquence des erreurs de facturation…
  

Comment bâtir sa stratégie d’achat ?

Dans le secteur du bâtiment, la gestion des achats revêt une importance capitale car elle représente une part significative des coûts d’exploitation. Une gestion inefficace des achats entraîne des dépenses excessives, des retards dans la tenue des plannings des chantiers, et donc une diminution de la rentabilité globale.

En outre, le secteur du bâtiment est souvent confronté à des contraintes de délais stricts. 

Une mauvaise gestion des achats entraînera fréquemment des retards dans la livraison de matériaux essentiels, avec un impact direct sur les délais d’exécution et des coûts additionnels. Une planification précise des achats et une coordination efficace avec les fournisseurs sont essentielles pour respecter les échéances et la rentabilité des affaires.

Dans un marché concurrentiel, la gestion des achats est un levier fort pour se démarquer. En sélectionnant les bons fournisseurs et en négociant des conditions optimales, une entreprise du bâtiment pourra obtenir des matériaux et matériels de qualité à des prix compétitifs.

De façon générale, la gestion des achats contribue à améliorer la qualité des chantiers. À condition bien sûr de choisir des produits fiables de fabricants reconnus et d’effectuer des contrôles de qualité rigoureux. Il n’y a que de cette manière qu’une entreprise peut s’assurer de l’utilisation de matériaux conformes aux normes et de l’exécution de travaux de haute qualité. N’oubliez pas de contrôler les coûts et les délais. Cela renforcera votre réputation et crédibilité auprès de vos clients.

En résumé

Étape 1 : Collectez des données pour éclairer vos décisions 📈

Pour prendre les meilleures décisions d’achat, il est essentiel de disposer de données fiables sur le marché. Faites vos recherches, analysez les tendances et les prix. Plus vous serez informés, plus vous serez en mesure de choisir les meilleurs produits des fabricants.

Étape 2 : Identifiez les meilleurs fournisseurs 🚚

Dans un monde où l’offre est pléthorique, il est crucial de trouver les bons interlocuteurs et les meilleurs fournisseurs. Sélectionnez avec soin ceux qui correspondent le mieux à vos besoins et à vos exigences de qualité, de délai et de prix. Une relation solide avec vos fournisseurs fera toute la différence.

Étape 3 : Comparez les prix, cartographiez les agences et les modalités de livraison 👀

Une fois que vous avez identifié vos fournisseurs potentiels, évaluez-les attentivement. Comparez leurs offres, leurs conditions, leurs tarifs et établissez une cartographie claire des options qui s’offrent à vous. Cette étape vous aidera à prendre des décisions éclairées.

Étape 4 : Segmentez vos produits dans différentes familles d’achats 🛒

Pour une gestion claire et transparente, segmentez les achats de produits en différentes familles d’achats. Cela vous permettra de mieux comprendre et analyser vos dépenses. Vous pourrez ainsi estimer la répartition de votre budget et optimiser vos ressources pour bâtir votre prévisionnel.

En suivant ces étapes, vous pourrez établir une stratégie d’achat qui vous permettra d’obtenir les meilleurs produits / services et d’optimiser vos coûts tout en renforçant votre position concurrentielle sur le marché du bâtiment.

Mais ce n’est pas tout ! 

Pour une gestion efficace de vos stratégies d’achat, il est essentiel de s’appuyer sur des outils d’analyse adaptés. Ces derniers vous permettront de porter une attention particulière sur les points clés de vos achats, comme : 

• la sécurisation de votre approvisionnement (Délais), 
• la satisfaction de vos clients internes et externes (Qualité) 
• ou bien encore la gestion rigoureuse de vos bons de commande et de la facturation (contrôle des coûts). 

Pourquoi adopter un logiciel de gestion des achats ?

Comme nous avons pu le voir précédemment, la gestion des achats demande une interconnexion avec une multitude d’intervenants. Chacun d’eux dispose de demandes et de niveaux d’exigence spécifiques. En ce sens, l’utilisation d’un logiciel de gestion des achats offre de nombreux avantages, dont :

La centralisation des données

Un logiciel de gestion des achats permet de centraliser toutes les informations relatives aux achats au sein d’une seule plateforme. Cela facilite l’accès et la gestion des données, évitant ainsi les pertes d’informations et les erreurs dues à des processus manuels dispersés et souvent asynchrones, dilués dans le temps et gérés par différents acteurs.

L’automatisation des tâches

Les logiciels de gestion des achats automatisent de nombreuses tâches répétitives et chronophages, telles que la création de bons de commande, la gestion des stocks et des inventaires, ou encore le suivi et contrôle des factures. Cela permet de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité globale du processus d’achat.

Le suivi et contrôle des dépenses

Grâce à un logiciel de gestion des achats, il est plus facile de suivre et de contrôler les dépenses liées aux achats dans le secteur du bâtiment. Vous pouvez visualiser en temps réel les montants dépensés, les fournisseurs les plus utilisés, les coûts par projet, etc. Cela permet une meilleure gestion financière et aide à identifier les domaines où des économies peuvent être réalisées.

L’optimisation des processus

Les logiciels de gestion des achats offrent des fonctionnalités avancées telles que l’analyse des performances des fournisseurs, la gestion des contrats et des appels d’offres, ainsi que la possibilité de comparer les prix, valider la disponibilité et les offres de différents fournisseurs. Ces fonctionnalités permettent d’optimiser les processus d’achat, de prendre des décisions plus éclairées et d’obtenir les meilleures conditions pour votre entreprise.

Une collaboration améliorée

Les logiciels de gestion des achats favorisent la collaboration entre les différents acteurs impliqués dans le processus d’achat. Que ce soit avec les fournisseurs, les départements internes ou les équipes de projet, la communication est facilitée et centralisée, ce qui réduit les risques d’erreurs.

Alors, n’attendez plus ! Bâtissez dès aujourd’hui une stratégie d’achat solide et positionnez-vous en tant que leader dans l’industrie du bâtiment. Lancez-vous dans une gestion optimisée des achats, comme TAMZAG, qui vous permet de :

• Prendre le contrôle de votre chaîne d’approvisionnement en maîtrisant de bout en bout votre processus achats. Depuis la gestion de vos catalogues fabricants et fournisseurs, la gestion des conditions d’achat, jusqu’à la possibilité d’optimiser votre sourcing en utilisant un outil web collaboratif et dynamique de consultation fournisseurs.
• Réduire vos risques et vos délais d’approvisionnement en optimisant votre temps de gestion, et ainsi sécuriser vos marges. 
• Fiabiliser vos flux de commandes et de facturation fournisseurs grâce à une architecture connectée EDI (Echange de Données Informatisé), éliminant les temps de ressaisie et réduisant drastiquement les traitements humains sur le contrôle de la cohérence commande/facture fournisseurs.

Enfin, vos chantiers n’ont jamais été aussi proches de vous. 

Vos équipes sont connectées à votre ERP via TAMZAG Mobile et sont en mesure de réceptionner et gérer les stocks chantiers en temps réel pour améliorer, fluidifier et sécuriser votre chaîne d’approvisionnement. 

Votre réussite repose sur des décisions éclairées, des partenariats solides et une gestion intelligente de vos ressources que TAMZAG vous permettra de gérer simplement que vous soyez une PME, ETI ou un Groupe du secteur du Bâtiment. 🦾